Status vacature

Vacature open
Gesprekken gepland
Afrondende gesprekken
Ingevuld
Terug naar het vacatureoverzicht

Fulltime Administratief medewerker

Ben jij op zoek naar een ondersteunende, administratieve functie waar je komst zeer gewaardeerd gaat worden? Wij zoeken een administratief medewerker. Werk jij graag nauwkeurig, hou je ervan om kwaliteit te verbeteren en heb je graag contact met verschillende mensen? Lees snel verder en reageer, want dan is dit een functie voor jou!

Wat ga je doen?

Als Administratief medewerker heb je een hele diverse functie. Zo verwerk je facturen, hou je debiteuren- en crediteurenadministratie bij, ben je het aanspreekpunt voor klanten en zet je het proces met betrekking tot het contractbeheer op. Je zet opdrachten uit voor kwaliteitsmetingen, biedt ondersteuning bij het opstellen van onder andere management rapportages en fungeert als kenniscentrum voor collega's.

Hoe kan je dag eruit zien?

Je komt binnen op het Hoofdkantoor van USG People in Almere en haalt in de centrale hal een kopje koffie, jij weet namelijk dat hier de lekkerste koffie wordt geschonken ;-). Op de afdeling aangekomen praat je bij met je collega’s Melissa, Tamara, Jannemiek, Kim, Emiel en Rebecca van HR en Planning - waarmee jij je kantoor deelt - over het weekend. Jullie zetten een muziekje op en gaan lekker aan het werk.

Je signaleert dat er binnenkort een contract afloopt bij een van onze klanten en neemt contact op met collega Charlotte, de Business Manager die verantwoordelijk is voor deze desbetreffende klant. Samen bespreken jullie de wijzigingen bij de klant. Je begint met het opstellen van de contractverlening en past dit aan in de facturatie. Op deze manier verloopt het proces bij de volgende facturatie meteen goed. Vervolgens mail je het nieuwe klantcontract naar de Business Manager, zodat zij dit verder met de klant kan opnemen.

Het is al even geleden dat er een mystery visit heeft plaatsgevonden, dus neem je contact op met het bureau die dit voor ons uitvoert. Je plant een mystery visit is voor onze hospitality professionals op twee locaties. Daarnaast bespreek je ook het aankomende klanttevredenheidsonderzoek dat volgende maand uitgestuurd gaat worden en de status hiervan. Je plant alvast tijd in, in je agenda om over twee maanden alle uitkomsten van het onderzoek te verwerken in het managementrapportage.

Je maakt een begin met het klaarzetten van de facturatie die één keer per maand klaar gezet moet worden. En dan is het half 1 en gaan jullie gezellig met elkaar lunchen in het bedrijfsrestaurant.

Na de lunch ga je verder met het klaarzetten en aanpassen van de facturatie. Over een aantal facturen heb je nog wat aanvullende informatie nodig en hiervoor heb je contact met je collega’s. Vervolgens blijken er nog een aantal documenten niet in de juiste huisstijl/juiste jaartallen te staan, jij hebt dit zo aangepast en zorgt ervoor dat de juiste documenten weer klaar staan voor gebruik. Daarna word je gebeld door een collega, er gaat een nieuwe Hospitality Professional starten en er moet nog een bruikleen overeenkomst opgemaakt worden voor de kleding, je gaat er meteen mee aan de slag!

Je hebt een overdracht met je collega’s van Planning om te horen wat er allemaal speelt, want vanavond heb je jouw wekelijkse bereikbaarheidsdienst. Eén avond per week (en één ochtend per week) zorg je ervoor dat wanneer er een ziekmelding binnenkomt, de Hospitality Professional vervangen wordt door een Ambulante Hospitality Professional en de receptie door kan draaien op locatie en daarmee de continuïteit bij de klant gewaarborgd wordt.

Het was een productieve dag! Binnen deze functie kan je veel projecten en werkzaamheden naar je toe trekken en kan je de functie echt zo leuk maken als je zelf wilt!

Wat krijg je van ons?

  • Een salaris tussen de €2.000 - €2.400 bruto o.b.v. 40 uur;
  • 25 vakantiedagen;
  • Laptop en telefoon;
  • Pensioenregeling;
  • Collectiviteitskorting op zorgpremie;
  • Vitaliteitsregeling, waarbij wij (een deel van) jouw sportkosten vergoeden;
  • Iedere dag een heerlijke lunch (tegen een kleine vergoeding).

Wat neem je mee?

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Ervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring tijdens een stage mag ook;
  • Je hebt een groot cijfermatig en planmatig inzicht;
  • Uitstekende beheersing (in woord en geschrift) van de Nederlandse taal;
  • Ervaring met Word, Excel en Powerpoint

Aangezien je verantwoordelijk bent voor de facturatie en de correcte afsluiting van dit proces is het niet mogelijk om op de 1e en 2e (werk)dag van de maand vrij te nemen. Vakanties en vrije dagen dienen hier om heen gepland te worden.

Wie is Receptel?

Receptel is marktleider in de Hospitality branche en voor organisaties dé strategische partner op het gebied van receptiedienstverlening; hét strategische visitekaartje van organisaties. Wij zijn gespecialiseerd in het outsourcen van receptiediensten en nemen de receptiediensten van onze klanten geheel, gedeeltelijk of tijdelijk uit handen. Door de ontvangst en de telefonie te outsourcen verzekeren bedrijven de receptie – “hun visitekaartje” - van een professionele uitstraling. Receptel maakt deel uit van de beursgenoteerde onderneming USG People en is onderdeel van USG Business Services.

Wat nu?

Reageren op deze vacature gaat via de sollicitatieknop. Voeg je CV en motivatie toe. Heb je vragen over de vacature of het sollicitatieproces? Onze Recruiters Tom en Bastiaan beantwoorden deze graag! Je kunt contact met hen opnemen via recruitment@receptel.nl of stuur een appje naar 06 28 33 45 07.

 

Receptel

Receptel Nederland
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere

info@receptel.nl
+31 (0) 36 529 40 01